Redacción Muy Segura.- PABEMAR, delegación de Recoletos Consultores, recomienda a los administradores de fincas definir antes de que se produzca un ciberincidente cómo se coordinarán el asesor jurídico, el proveedor técnico y la aseguradora.
La firma advierte de que la protección de estos despachos debe abarcar no solo los datos personales que gestionan, sino también los fondos de las comunidades, la continuidad de la actividad y las responsabilidades que puedan derivarse de un incidente.
Prevención frente a fraudes y accesos no autorizados
Los despachos de administración de fincas manejan habitualmente cuentas bancarias, recibos, contratos y documentación de propietarios y proveedores.
Un acceso no autorizado al correo electrónico puede facilitar suplantaciones de identidad, cambios fraudulentos de cuenta o instrucciones de pago falsas.
Entre las medidas de prevención recomendadas figuran las copias de seguridad con pruebas de restauración, la autenticación multifactor, las actualizaciones de sistemas, la formación del equipo y la verificación de cualquier cambio de IBAN a través de un canal conocido e independiente.
Cada especialista debe conocer su función
PABEMAR diferencia claramente el papel de los distintos profesionales que pueden intervenir durante un incidente.
El asesor jurídico deberá valorar las obligaciones relacionadas con protección de datos y las posibles responsabilidades; el proveedor técnico deberá contener el incidente, preservar las evidencias y recuperar los sistemas; mientras que el ciberseguro puede facilitar servicios de respuesta y transferir determinadas consecuencias económicas, en función de las garantías, límites, franquicias y exclusiones contratadas.
La clave, según la firma, está en que esa coordinación esté definida antes de que se produzca el problema.
«Lo importante es saber quién actúa, en qué orden y cómo se coordinan todos cuando ocurre el incidente».
Revisar la coordinación antes de contratar o renovar
PABEMAR aconseja comprobar previamente si el abogado habitual del despacho puede intervenir en caso de incidente, si necesita autorización de la aseguradora, si sus honorarios están cubiertos y quién asumirá la dirección de las comunicaciones.
La existencia de varios proveedores no garantiza por sí sola una respuesta eficaz si sus funciones y condiciones de intervención no están previamente definidas.
Protección de datos y comunicación de brechas
Cuando el despacho actúe como encargado del tratamiento y una brecha afecte a datos gestionados por cuenta de una comunidad, deberá informar a esta sin dilación indebida.
Será la comunidad, como responsable del tratamiento, la que deberá valorar la eventual notificación a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y la comunicación a las personas afectadas en función del nivel de riesgo.
La coordinación técnica, jurídica y aseguradora debe desarrollarse, por tanto, sin retrasar las obligaciones derivadas de la normativa de protección de datos.
Antes, durante y después del incidente
El modelo planteado por PABEMAR organiza la actuación en tres momentos: preparación, respuesta y recuperación.
Antes del incidente, conviene revisar controles, proveedores y coberturas. Durante el incidente, deben activarse los especialistas sin retrasar las comunicaciones obligatorias. Y, una vez controlada la situación, es necesario documentar lo ocurrido, recuperar los sistemas y realizar un seguimiento posterior.
La firma recomienda revisar el seguro de ciberriesgos y Responsabilidad Civil como parte de esa preparación, comprobando qué servicios y consecuencias económicas están expresamente cubiertos.
