Por Mamen Sáez, cofundadora de Correduidea y experta en protocolo e imagen de empresa
Estos días se ha hablado mucho sobre el “Caso Rubiales” y el comportamiento que se tiene que tener como responsable de una organización o institución. Pues bien, hoy os voy a hablar del “Protocolo Empresarial”.
Empezaré por su definición, el protocolo empresarial es un conjunto de normas y costumbres que regulan el comportamiento de las personas en el ámbito profesional. Estas normas se aplican en diferentes situaciones, como reuniones, eventos, viajes de negocios, etc.
La imagen de la empresa tiene un papel muy importante en la sociedad actual, es seña de identidad, reflejo de los valores y escaparate directo de nuestra forma de comunicar y tratar a los demás. Es trascendental para las organizaciones porque ayuda a transmitir una imagen profesional y seria. Cuando los empleados de una organización conocen y aplican las normas de protocolo, generan confianza y respeto en los clientes, socios y otras personas con las que interactúan. Además, ayuda a evitar situaciones incómodas o embarazosas que podrían dañar la imagen de la organización.
El protocolo empresarial se aplica en diferentes aspectos de la vida de una organización, entre los que se incluyen:
El comportamiento personal y profesional de los empleados, estableciendo normas que ayudan a los empleados a crear una buena impresión. Por ejemplo, el protocolo empresarial constituye pautas sobre la vestimenta, la puntualidad, el lenguaje corporal y las interacciones sociales. Así, un empleado que llega tarde a una reunión con un cliente puede dar una imagen de falta de seriedad o si viste de manera informal a una reunión importante puede dar una imagen de despreocupación.
La comunicación interna y externa de la organización, también se aplica a la comunicación interna y externa de la organización. Por ejemplo, implantando reglas sobre el uso del lenguaje, el estilo de los documentos, uso del correo electrónico y la presentación de la información. De tal forma que, un folleto publicitario con errores ortográficos o gramaticales puede dar una imagen de falta de profesionalidad.
Atención al cliente, protocolo para recibir visitas, realizar presentaciones, gestionar quejas y reclamaciones entre otras.
Los eventos y actos organizados por la empresa, aquí también se aplica abordando pautas para la planificación, desarrollo y realización de eventos corporativos tanto internos (capacitaciones, reuniones) como externos (ruedas de prensa, ferias).
Por lo tanto, es de vital importancia que las organizaciones tengan un protocolo empresarial establecido y que los empleados estén familiarizados con él, para implantarlo y así puedan mejorar su imagen y reputación aplicándolo en la vida cotidiana. Es importante tener en cuenta los siguientes consejos:
- Establecer un conjunto de normas y procedimientos que regulen distintos ámbitos como la atención al cliente, el trato entre compañeros, la organización de eventos o el uso de instalaciones y recursos.
- Comunicar el protocolo de forma clara y concisa para que los empleados lo puedan entender y aplicar fácilmente.
- Formar a los empleados para que puedan aplicar las normas correctamente.
- Hacer seguimiento sobre el cumplimiento del mismo. Es importante realizarlo para identificar las áreas de mejora.
En conclusión, el protocolo empresarial es una herramienta indispensable para las organizaciones que quieren transmitir una imagen positiva y competitiva. Un protocolo corporativo bien desarrollado transmite valores como el respeto, la responsabilidad y la profesionalidad. Contribuye a forjar una cultura organizacional sólida, mejorar el clima laboral y proyectar una identidad de marca externa positiva de la compañía. Debe adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa y revisarse periódicamente.
