Redacción Muy Segura.- Una empresa puede cambiar mucho entre una renovación y la siguiente, aunque sus pólizas permanezcan aparentemente iguales. Nuevas actividades, maquinaria, centros de trabajo, existencias, proveedores o proyectos pueden modificar su exposición al riesgo. Recoletos Consultores recomienda, por ello, actualizar primero la información que describe la realidad actual de la organización y analizar después si su programa de seguros continúa respondiendo adecuadamente a ella.
La firma advierte de que abordar una revisión únicamente a partir de las pólizas vigentes puede ofrecer una fotografía incompleta o desactualizada. El punto de partida debería ser contrastar la documentación existente con lo que realmente sucede hoy en la empresa e identificar qué información está confirmada, cuál necesita actualizarse y qué datos todavía faltan.
Una tarea que puede parecer puramente documental, pero que tiene una consecuencia práctica: difícilmente puede evaluarse correctamente una cobertura si antes no se conoce con precisión el riesgo que debe proteger.
De la póliza a la realidad de la empresa
Recoletos Consultores propone organizar la información en cuatro grandes bloques: actividades y cambios operativos; centros, instalaciones y bienes; proyectos o modificaciones previstas; y siniestros e incidencias conocidas.
No es necesario disponer desde el primer momento de todos los datos, señala la firma. Sí resulta importante distinguir entre la información ya contrastada, aquella que debe actualizarse y la que todavía está pendiente de obtener.
«Una póliza refleja las condiciones contratadas en un momento concreto, pero no acredita que la descripción del riesgo siga siendo actual. Ordenar la información permite formular las preguntas correctas y evita comenzar la revisión con una visión incompleta de la empresa», explican desde Recoletos Consultores.
En el caso de los diferentes centros de una organización, el análisis debería contemplar aspectos como su uso, las actividades que se desarrollan en ellos, la maquinaria y equipos relevantes, las existencias habituales o la fecha y procedencia de las valoraciones disponibles.
También conviene incorporar los cambios que están por llegar. Obras, ampliaciones, entrada en nuevos mercados o reorganizaciones pueden modificar el perfil de riesgo de una empresa, por lo que Recoletos recomienda registrar igualmente estos proyectos y especificar si se encuentran aprobados, contratados, en ejecución o ya finalizados.
Los siniestros también cuentan una historia
Otro de los elementos relevantes es la siniestralidad, pero no únicamente entendida como una cifra acumulada.
Conocer cuándo se produjo un siniestro, qué instalación resultó afectada, cuáles fueron sus consecuencias, en qué situación se encuentra la reclamación o qué medidas se adoptaron posteriormente ayuda a comprender cómo se ha materializado el riesgo en la organización.
Incluso las incidencias que finalmente no llegaron a convertirse en un siniestro pueden aportar información útil. Determinados episodios pueden poner de manifiesto dependencias, puntos débiles o vulnerabilidades que conviene conocer antes de revisar el programa asegurador.
Mantener la información viva
Para facilitar este seguimiento, Recoletos Consultores aconseja mantener una ficha de control que permita conocer qué documento se ha solicitado, qué área es responsable de proporcionarlo, cuándo se actualizó, dónde se encuentra su versión vigente y cuál es su estado.
Esta organización puede reducir duplicidades y facilitar el seguimiento de la documentación, además de permitir controlar el acceso a información económica, operativa o personal que requiera una especial protección.
El propósito, subraya la consultora, no es sustituir el posterior análisis de las pólizas y coberturas. Es algo previo y más elemental: asegurarse de que ese análisis se realiza sobre la empresa que existe hoy y no sobre la que quedó reflejada en la documentación tiempo atrás.
Recoletos Consultores desarrolla estas recomendaciones en un análisis específico sobre la documentación que conviene actualizar antes de abordar la revisión del programa de seguros de una empresa.
