Por Manuela Muñoz Villanueva, Account Channel Manager en Mitel.
Como consecuencia de la pandemia mundial de Coronavirus, las empresas de todo el mundo se preguntan: ¿Cómo habilitamos a nuestros trabajadores para que puedan trabajar desde casa? ¿Cómo organizamos reuniones? ¿Cómo continuamos dando soporte a nuestros clientes?
Cada empresa tiene sus propias necesidades, retos, infraestructura y ritmo a la hora de adoptar una cultura de trabajo en remoto, se debe construir un plan de continuidad comercial y encontrar la solución de teletrabajo y/o colaboración que se adapte a sus necesidades.
El coronavirus ha ocasionado que el trabajo a distancia sea la opción más beneficiosa y segura para sostener la productividad e incluso ampliarla. Ya no hablamos en futuro, sino que el teletrabajo se ha vuelto nuestro presente.
Hoy en día el lugar de trabajo que hasta ahora conocíamos y las paredes de esa oficina donde solíamos ir a trabajar han desaparecido.
En nuestros equipos tenemos compañeros que pueden trabajar desde casa o en la carretera, en cafeterías o incluso desde un vuelo. Las compañías no entienden de fronteras ya que trabajamos con compañeros ubicados en otras ciudades y países. Sin embargo, el ritmo de trabajo sigue acelerándose, lo que significa que la colaboración y la comunicación deben ser fluidas y en tiempo real.
Las herramientas del teletrabajo hacen que la colaboración sea mucho más eficiente y las reuniones sean cada vez más productivas. Con toda la información que los empleados necesitan disponible en un único espacio de trabajo, a los miembros del equipo les resulta más fácil trabajar, compartir y almacenar los detalles del proyecto.
Ventajas del teletrabajo
- Mejora de la productividad, los empleados gestionan el tiempo de forma más eficiente
- Reducción del absentismo laboral y aumenta el compromiso, se reducen las bajas y ausencias laborales
- Menor inversión en equipamientos lo que se transforma en una disminución de los costes (alquiler de inmuebles, mantenimiento, electricidad, calefacción, etc)
- Mejora de la conciliación familiar, este modelo es más atractivo por los mejores profesionales
- Fomenta la responsabilidad corporativa, los teletrabajadores están más satisfechos, tienen menos estrés por lo que son más productivos
Cuándo en el futuro cercano, las empresas tengan que contestar a la pregunta ¿Qué impulsó la transformación digital? La respuesta será fácil: ¡una pandemia!
Detrás del teletrabajo debemos tener presente esa transformación digital basada en el análisis, comunicación, seguridad, control y supervisión. Cada empresa debe evaluar sus capacidades para asumirlo. ¿Tienen los empleados las herramientas para poder desarrollar el trabajo, sus hogares están acondicionados, como se comunican mis empleados?
Una vez analizada la situación cada empresa, tendremos que tener un plan con herramientas digitales que permitan realizar el teletrabajo, y aquí debemos valorar si estamos utilizando herramientas corporativas o de consumo, tenemos control sobre ellas, ¿estamos utilizando las comunicaciones de una forma unificada?
Llegamos a un punto de inflexión donde debemos diferenciar entre comunicaciones personales y profesionales, ya que debemos tener en cuenta factores tan importantes como la privacidad, seguridad, calidad de servicio, soporte técnico y actualizaciones, por lo que deberemos elegir una plataforma que sostenga la red de trabajo en remoto con las mismas prestaciones que solíamos trabajar.
Con ello podremos crear los diferentes canales de comunicación para el correcto funcionamiento del teletrabajo. Una buena elección sobre estas herramientas impactará directamente en nuestra productividad y resultados, ya que unificarán estos canales de comunicaciones accediendo a plataformas colaborativas de forma segura, gestionando proyectos con diferentes informaciones, trabajando en tiempo real, y accediendo a videollamadas, todo esto facilitara el trabajo en equipo. Además, estas herramientas constan con módulos de análisis donde podemos evaluar el desempeño, mejorar la motivación de nuestros trabajadores, identificar el talento clave, reforzar formación incluso mejorar la distribución de la carga de trabajo.
Pero uno de los factores a los que debemos dedicar más esfuerzos es a la ciberseguridad para empezar a teletrabajar hay que tener presente una serie de pasos:
- Lo primero que debemos hacer es proteger todos los dispositivos que vamos a utilizar corporativamente para desempeñar nuestras funciones, para ello deberemos contar con soluciones de protección de antivirus de confianza.
- Otro de las reglas que no podemos olvidar y de obligado cumplimiento, es tener actualizados nuestros sistemas operativos a las últimas versiones, los ciberdelincuentes utilizar cualquier bug en estos para poder colarse y lo mejor es asegurarse que dejamos la puerta cerrada. También es recomendable tener un programa antimalware en ejecución activa.
- Debemos tener una política de contraseñas, estas deben ser seguras tanto en nuestras conexiones con las aplicaciones corporativas como las del router de conexión. Con ello seremos capaces de mantener nuestros datos seguros. Utiliza autentificación multifactor (MFA)
- Utiliza tu PC de trabajo de forma segura, utiliza los servicios corporativos proporcionados por tu empresa, puedes realizar una partición en este para utilizarlo de forma personal.
- Tener un especial cuidado a las redes que nos conectamos, a día de hoy, disponemos de una amplia variedad de redes wifi-públicas para evitar cualquier software espía, utiliza siempre una red virtual privada ya que utilizando redes VPN cifras tus datos y estarás navegando de forma segura
- La concienciación en ciberseguridad en nuestra mejor defensa, el trabajador debe estar formado técnicamente. Podemos tener todas las herramientas, pero el eslabón mas débil de la ciberseguridad es el usuario por eso es tan importante el proceso de concienciación debemos armarles con píldoras de información para que sean capaces de diferenciar entre contenidos sospechosos o legítimos
La crisis del coronavirus ha evidenciado la falta de preparación para el teletrabajo por parte de las empresas. Se han tenido que adoptar medidas precipitadas para la rápida adopción, pero no debemos olvidar la ciberseguridad sin ella, no tendremos protección y por supuesto debemos ayudar al usuario final ya que será la defensa más efectiva ante cualquier ataque.
Por suerte la gama de herramientas digitales de teletrabajo seguro se ha incrementado pero las empresas deben tener presente un plan de implantación sin olvidar los factores esenciales comentados en este artículo.
